A gestão dos recebimentos é importante para manter um cash-flow robusto e assegurar a estabilidade financeira das empresas. À medida que o panorama económico se torna cada vez mais instável, é indispensável que as organizações acompanhem as últimas tendências e adotem as melhores práticas para otimizar a gestão dos recebimentos.

1. Implemente procedimentos de faturação comprovados

Envie as faturas a tempo, sem exceção:

Não deixe os clientes à espera! A faturação atempada cria expetativas claras de pagamento e evita atrasos, sendo possível automatizar o processo para garantir que as faturas são emitidas e enviadas imediatamente após a venda. 

Personalize as suas faturas:

Diferencie-se das outras empresas personalizando as suas faturas. É fácil fazê-lo adicionando a marca e o logótipo dos seus clientes, acompanhados de uma nota cordial, que mostre que gosta de trabalhar com eles. É um pequeno gesto que contribui em muito para melhorar as relações com os clientes.

Abrace a faturação digital e as automações:

A adoção da faturação eletrónica e das automações não só lhe permite poupar tempo e gastar menos, como também assume as tarefas repetitivas, como o envio de lembretes de pagamento.

2. Crie estratégias eficazes para a cobrança de pagamentos

Incentive os clientes a pagar antecipadamente:

Encoraje os pagamentos antecipados, oferecendo incentivos ou descontos. Informe os seus clientes das vantagens de pagar as faturas mais cedo. É uma situação vantajosa para todos - recebe o seu dinheiro mais rápido e eles também poupam.

Facilite os pagamentos:

Ninguém quer processos de pagamento complexos. Ofereça diferentes métodos de pagamento para diferentes preferências e localizações. Seja cartão de crédito, transferências bancárias ou Compre Agora e Pague Depois (BNPL), dê aos seus clientes a flexibilidade de pagarem como quiserem.

Faça o acompanhamento das cobranças:

Por vezes, é preciso ser-se delicado. Implemente um processo de acompanhamento de cobranças para pagamentos em atraso com lembretes cordiais e seja persistente, mantendo sempre o profissionalismo. Um sistema de controlo bem estruturado pode ajudá-lo a recuperar os montantes em dívida sem comprometer as relações com os seus clientes.

3. Aplique a tecnologia à gestão de tesouraria

Escolha um programa de contabilidade avançado:

Livre-se do caos e opte por um software de contabilidade avançado para melhorar a gestão dos recebimentos. Ferramentas como o Credit-IQ permitem-lhe automatizar lembretes, seguir pagamentos e criar relatórios em tempo real. 

Simplifique ntegrando o seu CRM e ERP:

Tire o máximo partido do seu software. Integre os seus sistemas de recebimentos com o software de gestão de relacionamentos com os clientes (CRM) e o sistema de gestão empresarial (ERP). Esta integração sincroniza os dados dos clientes, as notas de encomendas e as faturas, proporcionando um fluxo de informação contínuo. Isto significa menos entradas repetidas e menos tempo perdido.

Opte pela Inteligência Artificial (IA) e as automações:

Pense na IA e na automação como ferramentas capazes de levar os seus processos de gestão de recebimentos a um novo patamar. A IA consegue analisar padrões de pagamento, assinalar riscos potenciais e prever tendências de fluxo de tesouraria. As automações, por sua vez, ocupam-se de tarefas repetitivas como o envio de lembretes, tornando a sua equipa mais produtiva.

4. Estabeleça métodos de comunicação seguros

Mantenha uma comunicação aberta:

A comunicação é o segredo para manter boas relações com os clientes, passando por manter as linhas de comunicação abertas, pela iniciativa de partilhar atualizações, confirmar pagamentos e esclarecer dúvidas. Os clientes que se sentem ouvidos e informados estão mais dispostos a colaborar consigo.

Envie respostas rápidas às perguntas dos clientes:

Ninguém gosta de ficar à espera. Responda aos pedidos de informação dos clientes com rapidez e eficiência. Seja por e-mail, telefone ou chat, responda com prontidão. Respostas atempadas geram confiança e mostram o seu empenho em prestar um excelente atendimento ao cliente.

Lide com os litígios e atrasos de um modo profissional:

Sabemos que nem tudo corre como queremos, mas o mais importante é o modo como lida com situações de potencial conflito. Quando há litígios com os clientes ou atrasos nos pagamentos, trate a situação com profissionalismo. Ouça as queixas dos clientes, proponha soluções e mantenha uma comunicação respeitosa. Uma atitude positiva pode ser o suficiente para transformar uma situação difícil numa oportunidade de melhorar as relações com os clientes.

5. Faça análises regulares dos recebimentos

Esteja atento aos principais indicadores:

Como diz o velho ditado, os números não mentem, por isso é importante monitorizar regularmente as principais métricas dos recebimentos. Acompanhe a média de dias com pagamentos pendentes (DSO), os prazos dos pagamentos a receber e o índice de eficácia de cobrança (CEI). Estes números dão-lhe uma ideia do seu desempenho e de como se encontra o seu cash-flow.

Detete tendências e possíveis problemas:

Analise os recebimentos para detetar tendências e potenciais riscos. Há clientes que estão a pagar com atrasos sistemáticos? Há flutuações sazonais nas cobranças? A identificação de padrões ajuda-o a tomar medidas preventivas a longo prazo.

Tome decisões baseadas em dados:

No que se refere à gestão de pagamentos, deixe que os dados ditem as suas decisões. As informações baseadas em dados ajudam-no a definir indicadores realistas, otimizar as políticas de crédito e adaptar as estratégias de cobrança, permitindo-lhe criar um plano rigoroso para um cash-flow mais favorável.

6. Promova a colaboração multidisciplinar 

Aproxime as equipas de Finanças, Vendas e Atendimento ao cliente:

Promova a colaboração entre as equipas de Finanças, Vendas e Atendimento ao cliente. A comunicação transversal garante que todos estão a trabalhar na mesma direção em matéria de crédito, condições de pagamento e faturas pendentes. Este esforço conjunto evita mal-entendidos e melhora a eficiência global.

Partilhe as informações sobre recebimentos para melhorar as relações com os clientes:

Partilhe as informações relativas aos recebimentos com outros departamentos para melhorar as relações com os clientes. Quando as equipas de Vendas e de Atendimento ao cliente conhecem o estado dos seus pagamentos, podem preparar-se para responder às suas questões. Esta transparência cria confiança e estreita os laços com os clientes.

Inclua a equipa de Vendas na definição de metas:

Convide a equipa de Vendas a participar na definição de metas, para que todos trabalhem na mesma direção. Quando a equipa de Vendas compreende a importância dos pagamentos imediatos, pode salientá-la aos clientes durante a fase de negociação, o que aumenta a probabilidade de pagamentos atempados.

7. Concentre-se na angariação e fidelização de clientes

7. Concentre-se na angariação e fidelização de clientes

Cultive relações de longo prazo com os melhores clientes:

Procure cultivar relações com os clientes de maior valor após a transação inicial. Mantenha-se em contacto através de comunicações personalizadas, saudações festivas ou o envio de newsletters. Mostre um interesse genuíno no sucesso e no crescimento dos seus clientes. Relações fortes conduzem a parcerias duradouras.

Peça feedback através dos inquéritos de satisfação ao cliente:

KSaiba o que os clientes realmente pensam. Aplique inquéritos de satisfação ao cliente para conhecer opiniões sobre os seus produtos, serviços e experiência global. Estas informações podem ajudá-lo a identificar áreas de melhoria e a perceber o que procuram. Ouvir o que têm a dizer desperta confiança e mostra-lhes a sua preocupação.

8. Atualização e formação contínuas

Mantenha-se atualizado através da formação contínua:

Promova sessões de formação regulares para a sua equipa de tesouraria ou participe em workshops, painéis e eventos para conhecer as últimas tendências do setor, as práticas recomendadas e as tecnologias emergentes. Os membros informados são mais eficientes e estão mais bem equipados para lidar com novos desafios e se familiarizarem com novo software. 

Promova uma cultura de melhoria permanente:

Dê à sua equipa a possibilidade de partilhar ideias, comentários e fazer sugestões para otimizar os processos de recebimentos e aumentar a eficiência. Acolher a mudança e a inovação promove um ambiente dinâmico e voltado para o futuro. Para tal, encoraje uma cultura de melhoria contínua na sua organização, em que todos os envolvidos nos processos de tesouraria possam expressar as suas ideias. 

Aprenda com as melhores práticas e inovações do setor:

Certifique-se de que todos conhecem as melhores práticas e inovações, através da participação em conferências, workshops e webinars em que possam aprender com os líderes e especialistas do setor. A adoção de estratégias comprovadas e a exploração de novas ideias dão-lhe uma vantagem competitiva.

9. Defina indicadores-chave de desempenho para a gestão dos recebimentos

Estabeleça objetivos mensuráveis:

Crie objetivos claros e quantificáveis para a gestão dos seus recebimentos. Identifique os indicadores que se alinham com as suas metas empresariais, como a redução do DSO, a melhoria da eficiência das cobranças ou a minimização do crédito malparado. Indicadores bem definidos servem de referência para acompanhar o progresso e o desempenho.

Monitorize regularmente o desempenho:

Depois de definir os seus indicadores de desempenho, monitorize e analise regularmente as operações dos recebimentos tendo em conta os objetivos estabelecidos. Utilize as ferramentas de elaboração de relatórios e os painéis de controlo para obter informações sobre o desempenho dos recebimentos, identificando áreas de melhoria e celebrando cada vitória alcançada.

Ajuste as estratégias em função dos indicadores:

Dê primazia à agilidade na definição de objetivos. Se os indicadores de desempenho apontarem áreas que precisam de ser melhoradas, ajuste as suas estratégias em conformidade. Utilize informações baseadas em dados para tomar decisões informadas e otimizar os seus processos de recebimentos para obter melhores resultados.

10. Estabeleça relações estreitas com os seus parceiros de cobrança

Escolha parceiros de cobrança com boa reputação:

Infelizmente, pode haver situações em que os clientes simplesmente não pagam, pelo que é essencial escolher parceiros de cobrança com um histórico e profissionalismo comprovados. Pesquise e estabeleça parcerias com agências conceituadas, que compreendam a importância de manter relações construtivas com os clientes e recuperar pagamentos em atraso.