Heb je te maken met klanten die hun facturen niet (op tijd) betalen? Dan is een goede betalingsherinnering onmisbaar. In dit artikel vind je duidelijke uitleg én handige voorbeeldteksten om je cashflow gezond te houden. Door effectief gebruik te maken van betalingsherinneringen, kun je ervoor zorgen dat je klanten tijdig betalen en je bedrijf financieel gezond blijft.

" />

Betalingsherinneringen – zo doe je het goed

Heb je te maken met klanten die hun facturen niet (op tijd) betalen? Dan is een goede betalingsherinnering onmisbaar. In dit artikel vind je duidelijke uitleg én handige voorbeeldteksten om je cashflow gezond te houden. Door effectief gebruik te maken van betalingsherinneringen, kun je ervoor zorgen dat je klanten tijdig betalen en je bedrijf financieel gezond blijft.

Inspiratie
FAQ

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een vriendelijke doch duidelijke boodschap aan een klant die een openstaande factuur nog niet heeft voldaan. Voor consumenten is het versturen van een betalingsherinnering wettelijk verplicht. Het doel? De klant herinneren aan zijn betalingsverplichting zonder direct agressief over te komen. Dit is niet hetzelfde als een aanmaning, die formeler en strenger is. Het is verstandig om een betalingsherinnering te sturen om klanten aan te moedigen hun betalingen tijdig te voldoen.

Wanneer betalingsherinnering versturen?

Volgens de wet is de standaard betalingstermijn 30 dagen, tenzij anders overeengekomen. Veel bedrijven hanteren kortere termijnen, zoals 14 dagen. Een gebruikelijke aanpak voor het betalingsherinnering versturen:

Dag na vervaldatum – eerste vriendelijke herinnering

Het is belangrijk om een eerste betalingsherinnering te versturen wanneer de betalingstermijn is verstreken. Deze herinnering moet per e-mail worden verzonden, met vermelding van het openstaande bedrag en een voorstel voor een nieuwe betalingstermijn. Zorg ervoor dat de betalingsherinnering verstuurd wordt op een manier die past bij de situatie van de klant.

7 dagen later – tweede herinnering

14 dagen later – laatste herinnering, mogelijk met aanmaning

Zo geef je de klant voldoende tijd, maar blijf je wel zakelijk.

Redenen waarom een factuur niet wordt betaald

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een klant een factuur niet betaalt. Hier zijn enkele veelvoorkomende oorzaken:

  • Financiële problemen: soms heeft een klant simpelweg niet de financiële middelen om de openstaande factuur te betalen. Dit kan te maken hebben met tijdelijke cashflowproblemen of langdurige financiële moeilijkheden.

  • Vergetelheid: het kan gebeuren dat een klant de factuur over het hoofd heeft gezien of vergeten is te betalen. Volgens de administratie blijkt dat de factuur nog niet is betaald en daarom is een vriendelijke herinnering vaak noodzakelijk om de betaling alsnog te ontvangen.

  • Onvrede met de dienst of product: als een klant niet tevreden is met de geleverde dienst of het product, kan hij of zij besluiten de factuur niet te betalen. Het is belangrijk om in dergelijke gevallen in gesprek te gaan en een oplossing te vinden.

  • Communicatiefouten: soms ontstaan er misverstanden tussen de ondernemer en de klant, bijvoorbeeld over de betalingsvoorwaarden of de factuur zelf. Duidelijke communicatie kan veel problemen voorkomen.

  • Betalingsproblemen: technische problemen, zoals een storing bij de bank of onvoldoende saldo op de rekening, kunnen ook een reden zijn voor een onbetaalde factuur. Het is goed om in je betalingsherinnering alternatieve betaalmethoden aan te bieden.

Door deze mogelijke oorzaken te begrijpen, kun je beter inspelen op de situatie en passende maatregelen nemen om de betaling alsnog te ontvangen.

Hoe werkt een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een essentieel hulpmiddel om klanten te herinneren aan een openstaande factuur. Het is belangrijk dat deze herinnering duidelijk en vriendelijk is, zodat de klant zich niet onder druk gezet voelt maar wel begrijpt dat er actie nodig is. Een goede betalingsherinnering bevat meestal de volgende elementen:

  • Naam en adres van de klant: begin met de basisgegevens van de klant, zodat duidelijk is voor wie de herinnering bedoeld is.

  • Factuurnummer en datum: vermeld altijd het factuurnummer en de datum van de oorspronkelijke factuur. Dit helpt de klant om snel te identificeren om welke factuur het gaat.

  • Openstaande bedrag: geef duidelijk aan welk bedrag nog openstaat. Dit voorkomt verwarring en maakt het voor de klant eenvoudig om het juiste bedrag over te maken.

  • Betalingstermijn: stel een nieuwe betalingstermijn vast en vermeld deze duidelijk in de herinnering. Dit geeft de klant een concrete deadline om aan te voldoen.

  • Contactgegevens van de ondernemer: zorg ervoor dat je contactgegevens duidelijk vermeld staan, zodat de klant gemakkelijk contact kan opnemen bij vragen of problemen.

Een betalingsherinnering is bedoeld als een vriendelijke herinnering en niet als een formele aanmaning. Het doel is om de klant op een beleefde manier te wijzen op de openstaande factuur en hem te vragen om zo snel mogelijk te betalen. Door een vriendelijke toon te hanteren, vergroot je de kans op een positieve reactie en tijdige betaling.

Probeer Credit-IQ 30 dagen lang gratis. Probeer nu

Betalingsherinnering wettelijk verplicht

Is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?

Een betalingsherinnering is niet altijd wettelijk verplicht, maar het is wel een gebruikelijke stap in het incassoproces. Voor particuliere klanten is het verplicht om een wik-brief (wet incasso kosten) te sturen voordat je een incassoprocedure kunt starten. Dit geeft de klant nog een laatste kans om de openstaande factuur te betalen zonder extra kosten. Voor zakelijke klanten is het sturen van een betalingsherinnering niet wettelijk verplicht, maar het is wel aan te raden. Het helpt om de klant op een vriendelijke manier te herinneren aan de openstaande factuur en kan vaak een incassoprocedure voorkomen.

Wat zijn de gevolgen van niet-betaling na een betalingsherinnering?

Als een klant niet betaalt na het ontvangen van een betalingsherinnering, zijn er verschillende stappen die je kunt ondernemen. Je kunt een formele aanmaning sturen waarin je duidelijk maakt dat er extra kosten in rekening worden gebracht als de betaling uitblijft. Blijft de betaling alsnog uit, dan kun je een incassobureau inschakelen of zelfs een gerechtelijke procedure starten. Het is belangrijk om de klant consequent te herinneren aan de openstaande factuur en de juiste stappen te nemen om de betaling te verkrijgen. Dit helpt niet alleen om je cashflow gezond te houden, maar ook om duidelijkheid te scheppen voor de klant.

Automatisch betalingsherinneringen versturen

Voordelen van automatische betalingsherinneringen

Het automatisch versturen van betalingsherinneringen biedt tal van voordelen voor ondernemers. Ten eerste bespaar je tijd en moeite doordat het proces geautomatiseerd is. Je hoeft niet langer handmatig elke betalingsherinnering te versturen, wat je administratie aanzienlijk verlicht. Ten tweede zorgt het gebruik van automatische betalingsherinneringen ervoor dat klanten sneller worden herinnerd aan hun openstaande facturen, wat de kans op tijdige betalingen vergroot. Dit helpt om je cashflow te verbeteren en het aantal onbetaalde facturen te verminderen. Ten derde draagt het bij aan het behoud van een goede klantrelatie. Klanten worden op een vriendelijke en tijdige manier herinnerd aan hun betalingsverplichtingen, waardoor ze minder snel verrast worden door een aanmaning of incassoprocedure. Met tools zoals Credit-iq kun je eenvoudig automatisch betalingsherinneringen versturen en je debiteurenbeheer optimaliseren.

Betalingsherinnering voorbeeld (informeel en formeel)

Een vriendelijke betalingsherinnering tekst

Beste [naam klant],

We hopen dat alles goed gaat! Volgens onze administratie is factuur [factuurnummer] van [bedrag] nog niet voldaan. Wellicht is dit een misverstand.

Zou je de betaling alsnog willen doen voor [datum]? Dankjewel!

Deze betalingsherinnering verstuurd om je te herinneren aan de openstaande betaling.

Met vriendelijke groet,

[bedrijfsnaam]

 

Een officiële herinneringsbrief

Onderwerp: betalingsherinnering factuur [factuurnummer] geachte heer/mevrouw, volgens onze gegevens is de betaling van factuur [factuurnummer], verstuurd op [datum], nog niet ontvangen. Het openstaande bedrag bedraagt [bedrag]. Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend het openstaande bedrag binnen 7 dagen over te maken op [bankgegevens]. Mocht u inmiddels al betaald hebben, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen. Met vriendelijke groet, [bedrijfsnaam]

Hoeveel betalingsherinneringen zijn gebruikelijk?

Volgens de richtlijnen van de overheid is één herinnering voldoende voor een formele aanmaning. Toch kiezen veel bedrijven voor 2 of 3 herinneringen – beginnend vriendelijk, eindigend zakelijk. Zorg dat je altijd een kopie bewaart van wat je stuurt.

Met Credit-iq kun je meerdere herinneringen instellen, elk met eigen tone-of-voice en lay-out. Start gratis proefperiode »

Wat als de klant nog steeds onbetaalde facturen heeft

Na je herinneringen kun je overgaan op een aanmaning. Hierin vermeld je duidelijk:

  • Dat dit de laatste herinnering is

  • De uiterlijke betaaltermijn (14 dagen)

  • Mogelijke incassokosten bij uitblijvende betaling

Het is belangrijk om te weten dat een betalingsherinnering wettelijk verplicht is voor consumenten, maar niet voor zakelijke facturen.

Blijft betaling alsnog uit? Dan kun je een incassobureau inschakelen of zelfs een gerechtelijke procedure starten. Het is cruciaal om betalingsherinneringen te sturen om tijdige betalingen te stimuleren en mogelijke incassokosten te vermijden.

Start vandaag met Credit-IQ

Met Credit-IQ kun je afscheid nemen van eindeloze spreadsheets. Je automatiseert elke stap van je debiteurenbeheer: van verzenden van herinneringen tot optimaliseren daarvan. Onze heldere dashboards helpen je nauwkeurig de cashflow te voorspellen, met betere liquiditeit als gevolg. Probeer Credit-IQ  gratis!

Tips voor sneller betaald krijgen: incassobureau inschakelen

✓ Gebruik een professionele lay-out
✓ Verstuur herinneringen tijdig (automatisch!), het effectief beheren van openstaande facturen is cruciaal voor een goede cashflow.
✓ Houd communicatie vriendelijk, maar duidelijk
✓ Geef meerdere betaalmogelijkheden (iDEAL, bank, QR)
✓ Zorg ervoor dat de onderstaande facturen worden bijgevoegd in de herinneringen.
✓ Automatiseer het proces met tools, zoals Credit-iq

Conclusie

Een goed opgebouwde betalingsherinnering zorgt voor snellere betalingen, betere klantrelaties en minder stress. Het is belangrijk om klanten te herinneren aan het openstaande factuurbedrag om duidelijkheid te verschaffen en de kans op betaling te vergroten. Gebruik bovengenoemde voorbeelden om zelf aan de slag te gaan, of kies voor gemak: laat Credit-iq je herinneringen automatisch versturen geen gedoe, geen vergeten klanten, wel sneller betaald. Het versturen van herinneringen via aangetekende post biedt extra zekerheid over de ontvangst en kan nuttig zijn bij verjaring van vorderingen.  

Veelgestelde vragen

 

Hoe schrijf je een vriendelijke betalingsherinnering?

Gebruik een luchtige, begripvolle toon. Begin positief, geef duidelijkheid en sluit netjes af.

 

Wanneer mag ik een aanmaning sturen?

Na het versturen van een herinnering met 14 dagen betaaltermijn.

 

Mag ik extra kosten rekenen?

Pas bij een aanmaning en mits correct geformuleerd. Bekijk de wet incassokosten voor details.

 

Kan ik dit proces automatiseren?

Ja! Software zoals Credit-iq automatiseert herinneringen, aanmaningen en integraties met je boekhouding.

 

Waarom is het belangrijk om onbetaalde facturen effectief te beheren?

Het effectief beheren van onbetaalde facturen is cruciaal omdat het de cashflow van je bedrijf beïnvloedt. Door je communicatie aan te passen aan de specifieke bedrijfsrelaties, zoals de aard van de klantrelatie en het beleid rondom het innen van achterstallige betalingen, kun je de effectiviteit van betalingsherinneringen verhogen.

 

Hoe ziet een vriendelijke betalingsherinnering eruit?

Hier is een voorbeeld van een vriendelijke betalingsherinnering:

"Beste [klantnaam],

Wij hopen dat alles goed met u gaat. Wij willen u vriendelijk herinneren aan de openstaande factuur [factuurnummer] van [factuurdatum], met een bedrag van [bedrag]. Wij zouden het zeer op prijs stellen als u deze binnen de komende 7 dagen kunt voldoen.

Mocht u vragen hebben of een betalingsregeling willen treffen, neem dan gerust contact met ons op.

Met vriendelijke groet, [uw bedrijfsnaam]"

 

Wil jij ook minder tijd kwijt zijn aan achterstallige betalingen?

Bezoek Credit-iq en start vandaag nog met het optimaliseren van jouw debiteurenbeheer.