In de financiële wereld van bedrijven is cashflow koning. Zonder voldoende liquide middelen kun je je leveranciers niet betalen, je medewerkers niet op tijd uitbetalen en noodzakelijke investeringen niet doen. Een cruciale indicator voor de gezondheid van je cashflow is de Days Sales Outstanding, kortweg DSO. DSO geeft aan hoeveel dagen het gemiddeld duurt voordat je een factuur betaald krijgt nadat je deze hebt verstuurd. Een hoge DSO betekent dat je lang op je geld moet wachten, wat je cashflow onder druk zet. Een lage DSO daarentegen duidt op een efficiënt incassoproces en een snellere geldstroom naar je bedrijf. Het begrijpen en actief beheren van je DSO is daarom van vitaal belang voor de financiële stabiliteit en groei van je onderneming.

In dit artikel duiken we dieper in het concept van DSO: we leggen uit wat het precies is, hoe je het berekent, waarom het zo belangrijk is, welke factoren je DSO beïnvloeden, en, belangrijker nog, welke strategieën je kunt toepassen om je DSO te verlagen. We kijken ook specifiek naar hoe debiteurenbeheer-software zoals Credit-IQ je kan helpen om dit financiële sleutelgetal te optimaliseren en je cashflow te verbeteren.

Laten we de onderdelen van deze formule nader bekijken:

- Totaal openstaande debiteuren: Dit is het totale bedrag aan openstaande facturen op een specifiek moment, bijvoorbeeld aan het einde van een maand of kwartaal.

- Totale omzet op rekening: Dit is de totale omzet die je in een bepaalde periode hebt behaald door verkopen op rekening (dus niet contant betaald). Kies dezelfde periode als waarvoor je de openstaande debiteuren meet.

- Aantal dagen in periode: Dit is het aantal dagen in de periode die je hebt gekozen voor de omzetmeting (bijvoorbeeld 30 dagen voor een maand, 90 dagen voor een kwartaal, 365 dagen voor een jaar).

Een voorbeeld: Stel, aan het einde van een kwartaal heb je € 100.000 aan openstaande debiteuren. Je totale omzet op rekening in dat kwartaal was € 500.000. Het aantal dagen in het kwartaal is 90. De DSO berekening is dan: (€ 100.000 / € 500.000) * 90 = 0,2 * 90 = 18 dagen. Dit betekent dat het je gemiddeld 18 dagen kost om een factuur betaald te krijgen.

Het is belangrijk om je DSO regelmatig te berekenen en te volgen, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal. Door de ontwikkeling van je DSO over tijd te monitoren, kun je trends signaleren en de impact van veranderingen in je debiteurenbeheer proces meten.

Waarom een lage DSO zo belangrijk is voor je cashflow

Een lage DSO is een teken van een gezond en efficiënt financieel beheer. Het heeft directe en positieve gevolgen voor je cashflow en de algehele financiële stabiliteit van je bedrijf.

Het meest voor de hand liggende voordeel van een lage DSO is een snellere instroom van geld. Hoe sneller je facturen worden betaald, hoe sneller het geld op je bankrekening staat. Dit verbetert je liquiditeit, wat betekent dat je meer financiële ruimte hebt om aan je kortetermijnverplichtingen te voldoen, zoals het betalen van leveranciers, salarissen, belastingen en andere operationele kosten. Een gezonde liquiditeit voorkomt dat je in de problemen komt door een tekort aan direct beschikbaar geld.

Een lage DSO vermindert ook het risico op oninbare vorderingen. Hoe langer een factuur openstaat, hoe groter de kans dat deze uiteindelijk niet wordt betaald. Dit kan komen door financiële problemen bij de klant, geschillen, of simpelweg omdat de factuur wordt vergeten. Door je DSO laag te houden, minimaliseer je de periode waarin een vordering openstaat en verklein je daarmee het risico op verlies.

Daarnaast draagt een lage DSO bij aan een hogere winstgevendheid. Oninbare vorderingen zijn directe kosten die ten koste gaan van je winst. Door het aantal oninbare vorderingen te minimaliseren, bescherm je je winstmarge. Bovendien kun je het geld dat sneller binnenkomt, gebruiken om te investeren in winstgevende projecten, nieuwe producten te ontwikkelen, of je bedrijf uit te breiden, wat op de lange termijn bijdraagt aan een hogere winst.

Een lage DSO is ook een positief signaal naar externe partijen, zoals banken, investeerders en kredietverzekeraars. Het toont aan dat je bedrijf financieel gezond is, een efficiënt debiteurenbeheer heeft en in staat is om zijn vorderingen succesvol te innen. Dit kan je toegang tot financiering verbeteren en gunstigere voorwaarden opleveren.

Tot slot bespaart een lage DSO tijd en middelen. Een efficiënt incassoproces vereist minder handmatige opvolging, minder telefoontjes en minder administratieve rompslomp. Dit stelt je medewerkers in staat om zich te richten op taken met een hogere toegevoegde waarde, wat de algehele productiviteit van je bedrijf verhoogt.

Je betalingsvoorwaarden: De betalingstermijn die je hanteert, heeft een directe impact op je DSO. Een kortere betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 dagen in plaats van 30 dagen) zal, mits nageleefd, leiden tot een lagere DSO.

De efficiëntie van je facturatieproces: Hoe snel en accuraat verstuur je facturen na levering? Vertragingen of fouten in het facturatieproces kunnen leiden tot latere betalingen en een hogere DSO.

Je incassoproces: Hoe effectief is je proces voor het opvolgen van openstaande facturen? Een gestructureerd en proactief incassoproces met tijdige herinneringen en aanmaningen kan je DSO aanzienlijk verlagen.

De kredietwaardigheid van je klanten: Klanten met een lagere kredietwaardigheid of een geschiedenis van late betalingen zullen waarschijnlijk langer over het betalen van facturen doen, wat je DSO verhoogt. Een goed acceptatiebeleid en kredietchecks kunnen dit risico beperken.

De economische situatie: In tijden van economische neergang kunnen klanten langer over het betalen van facturen doen, wat kan leiden tot een stijging van je DSO.

Geschillen met klanten: Disputen over facturen of geleverde prestaties kunnen leiden tot het uitblijven van betalingen en een hogere DSO. Een snelle en effectieve afhandeling van disputen is daarom belangrijk.

De betaalmethoden die je aanbiedt: Het aanbieden van diverse en gemakkelijke betaalmethoden kan het voor klanten eenvoudiger maken om op tijd te betalen, wat je DSO kan verlagen.

Door deze factoren te analyseren en te begrijpen, kun je gerichte maatregelen nemen om je DSO te beïnvloeden en te verlagen.

De rol van Credit-IQ bij het verlagen van je DSO

Credit-IQ is specifiek ontworpen om bedrijven te helpen hun debiteurenbeheer te optimaliseren en daarmee hun DSO significant te verlagen. De software biedt een reeks functionaliteiten die direct bijdragen aan een snellere betaling van je facturen.

Een van de belangrijkste manieren waarop Credit-IQ je helpt je DSO te verlagen, is door het automatiseren van je herinneringsprocedure. Je kunt in Credit-IQ geautomatiseerde workflows instellen die ervoor zorgen dat betalingsherinneringen en aanmaningen automatisch worden verstuurd op basis van de vervaldatum van de factuur. Dit bespaart je niet alleen enorm veel tijd, maar zorgt er ook voor dat er geen herinnering wordt vergeten en dat de opvolging consistent en tijdig is. Deze geautomatiseerde opvolging stimuleert klanten om sneller te betalen, wat direct impact heeft op je DSO.

Het dashboard van Credit-IQ biedt je een helder en realtime overzicht van je debiteurenportefeuille. Je ziet in één oogopslag welke facturen openstaan, hoe lang al, en wat de totale waarde is van je openstaande debiteuren. Dit inzicht is essentieel voor het berekenen en monitoren van je DSO. Je kunt eenvoudig zien hoe je DSO zich ontwikkelt over tijd en de impact van je debiteurenbeheer inspanningen meten. Het dashboard helpt je ook om snel klanten te identificeren met een lange openstaande termijn, zodat je gerichte actie kunt ondernemen.

Bovendien ondersteunt Credit-IQ de communicatie met je klanten. Je kunt notities toevoegen aan klantprofielen en facturen, en communicatiegeschiedenis bijhouden. Dit helpt je bij een gestructureerde opvolging en het documenteren van afspraken, wat belangrijk is bij het omgaan met achterstallige betalingen en het voorkomen van disputen die je DSO negatief kunnen beïnvloeden.

De mogelijkheid om vanuit Credit-IQ eenvoudig over te schakelen naar de professionele incassodiensten van Atradius Collections biedt een extra vangnet bij hardnekkige wanbetalers. Door deze zaken snel over te dragen aan specialisten, minimaliseer je de tijd dat een vordering openstaat en verklein je de impact op je DSO.

Conclusie: DSO als graadmeter voor financieel succes

Je DSO is meer dan zomaar een financieel getal; het is een cruciale graadmeter voor de gezondheid van je cashflow en de efficiëntie van je debiteurenbeheer. Een lage DSO betekent sneller geld in kas, minder financieel risico en een hogere winstgevendheid. Het actief beheren en verlagen van je DSO is daarom essentieel voor het financiële succes van je onderneming.

Het verlagen van je DSO vereist een combinatie van proactieve maatregelen, een gestructureerd incassoproces en het gebruik van de juiste tools. Door je facturatieproces te optimaliseren, duidelijke betalingsvoorwaarden te hanteren, tijdig te herinneren en te communiceren met je klanten, kun je je DSO significant verbeteren.

Debiteurenbeheer-software zoals Credit-IQ is een krachtig instrument om je te helpen je DSO te verlagen. Met geautomatiseerde herinneringen, realtime inzicht in je debiteurenportefeuille, naadloze integratie met je boekhoudsysteem en de mogelijkheid om professionele incassohulp in te schakelen, biedt Credit-IQ de tools die je nodig hebt om je incassoproces te stroomlijnen en je cashflow te versnellen. Investeer in effectief debiteurenbeheer en ervaar de voordelen van een lage DSO voor een financieel weerbaar en succesvol bedrijf.