Veel ondernemers zien debiteurenbeheer vooral als een administratieve taak waar niet te veel tijd aan besteed moet worden. Pas als klanten te laat betalen merken bedrijven hoe groot de gevolgen zijn. Dit artikel laat zien waarom goed debiteurenbeheer belangrijk is.

" />

Hoe professioneel debiteurenbeheer bedrijfsrisico's verkleint en cashflow verbetert

Veel ondernemers zien debiteurenbeheer vooral als een administratieve taak waar niet te veel tijd aan besteed moet worden. Pas als klanten te laat betalen merken bedrijven hoe groot de gevolgen zijn. Dit artikel laat zien waarom goed debiteurenbeheer belangrijk is.

Inspiratie
FAQ

Waarom debiteurenbeheer zo belangrijk is

Openstaande facturen zijn in feite leningen die je onderneming verstrekt aan klanten. Dit lijkt misschien overdreven gesteld maar feitelijk verstrek je krediet aan klanten zolang zij hun facturen niet direct betalen. Hoe langer klanten wachten met betalen hoe groter de risicos voor je bedrijf worden. Teveel openstaande bedragen zorgen op den duur voor problemen met de liquiditeit. Liquiditeit wil zeggen dat er voldoende geld beschikbaar is om de rekeningen van je eigen leveranciers en personeel op tijd te betalen. Daarnaast kan gebrek aan duidelijkheid in je debiteurenbeheer ervoor zorgen dat klanten steeds gemakkelijker facturen te laat betalen. Zonder een planmatige aanpak ontstaat een cultuur waarin klanten denken dat later betalen acceptabel is. Om deze problemen te voorkomen is het belangrijk vanaf het begin duidelijk te zijn en hierbij doorlopend professioneel debiteurenbeheer toe te passen.

Gevolgen van slecht debiteurenbeheer

Wanneer facturen lang blijven openstaan krijgt je zelf te maken met betalingsproblemen. Dit kan leiden tot meer kosten bijvoorbeeld omdat je tijdelijk rood moet staan op je bedrijfsrekening of gebruik moet maken van dure kortlopende financieringen.

Ook het risico van wanbetaling neemt toe naarmate klanten langer wachten met betalen. Uit onderzoek blijkt dat na 90 dagen achterstand op een factuur de kans sterk toeneemt dat je de factuur uiteindelijk helemaal niet betaald krijgt. Daarnaast heeft slecht debiteurenbeheer indirecte gevolgen zoals extra stress en tijdverlies doordat je steeds opnieuw tijd kwijt bent met het nabellen en herinneren van klanten.

Professioneel debiteurenbeheer verkleint risico's

Met een professionele aanpak van je debiteurenbeheer verlaag je het risico van betalingsproblemen aanzienlijk. Bedrijven die hier goed mee omgaan hebben een aantal heldere afspraken en procedures. Zo is het verstandig klanten helder te informeren over betalingstermijnen voorafgaand aan de levering. Bovendien staat duidelijk vermeld welke stappen je neemt als klanten niet tijdig betalen. Uit de bronnen en beschikbare publicaties blijkt duidelijk dat ondernemers die hun administratie zorgvuldig bijhouden minder betalingsachterstanden hebben. Juist omdat deze ondernemers consequent omgaan met duidelijke betalingsvoorwaarden en gestructureerde opvolging van openstaande facturen. Zij wachten ook niet lang met ingrijpen. Er is geen twijfel dat snel reageren en duidelijk handelen het betalingsgedrag bij klanten positief beïnvloedt. Dit leidt ertoe dat openstaande facturen structureel sneller betaald worden.

Probeer Credit-IQ 30 dagen lang gratis. Probeer nu 

Digitale technieken als ondersteuning voor debiteurenbeheer

Tegenwoordig is geautomatiseerd debiteurenbeheer sterk in opkomst. Veel administratieve software en ondersteunende platformen bieden uitgebreide mogelijkheden om het proces van debiteurenbeheer eenvoudiger te maken. Deze systemen houden automatisch de betalingstermijnen bij versturen herinneringen op het juiste moment en zorgen ervoor dat je niet vergeet actie te ondernemen.

Door praktische hulpmiddelen zoals betaalherinneringen in te richten voorkom je dat klanten facturen over het hoofd zien. Uit aangeleverde bronnen en andere praktijkdata blijkt bovendien duidelijk dat automatisering zorgt voor een aanzienlijke afname van het percentage facturen dat te laat betaald wordt. Ondernemingen profiteren daarbij van extra tijd die zij kunnen besteden aan productieve bedrijfstaken in plaats van repetitieve administratieve taken uit te voeren.

Relatie tussen goed debiteurenbeheer en betere cashflow

Cashflow betekent letterlijk kasstroom en staat voor het geld dat je onderneming binnenkomt en uitgaat. Hoe sneller klanten betalen hoe beter je cashflow situatie is. Goede cashflow zorgt namelijk voor financiële stabiliteit en stelt je in staat om weer sneller te investeren en groeien.

Professioneel debiteurenbeheer helpt daarbij door ervoor te zorgen dat het geld dat je verdient sneller daadwerkelijk ontvangen wordt. Door heldere facturen snel te versturen regelmatig te controleren op betalingen en juiste herinneringen te sturen neemt het aantal dagen voordat klanten betalen sterk af.

Dit effect wordt bevestigd door diverse studies en praktijkvoorbeelden. Ondernemingen die systematisch opvolging geven aan openstaande vorderingen zien gemiddeld een duidelijke verbetering in het aantal dagen waarbinnen klanten betalen. Deze betere betaaldiscipline zorgt al binnen korte termijn voor een betere cashflowpositie bij die bedrijven.

Concrete tips voor beter debiteurenbeheer

Een aantal belangrijke tips om het debiteurenbeheer te verbeteren:

 

  • Neem duidelijke communicatie met klanten vooraf serieus
    en vermeld de betalingsvoorwaarden duidelijk op offertes en facturen.
  • Maak een vast wekelijks moment aan waarop je precies controleert welke facturen nog niet betaald zijn.
    Dit vergroot het overzicht en maakt het makkelijker om actie te ondernemen indien nodig.
  • Direct telefonisch of schriftelijk contact opnemen met klanten na het verstrijken van een betaaltermijn
    vergroot de kans aanzienlijk dat klanten snel betalen.
  • Je hoeft niet meteen hard of streng te communiceren. Vriendelijke, heldere communicatie werkt vaak beter, omdat het de klanttevredenheid vergroot. betalingsbereidheid.
  • Gebruik informatie over het betaalgedrag van klanten om goede beslissingen te nemen voor toekomstige transacties. Dit helpt je te voorkomen dat je opnieuw zaken doet met risicovolle klanten.
  • Zorg ervoor dat de betalingsvoorwaarden goed geformuleerd zijn
  • Controleer regelmatig openstaande facturen
  • Neem direct na het verstrijken van de betalingstermijn contact op
  • Communiceer klantvriendelijk maar duidelijk
  • Zorg voor een goede formulering van de betalingsvoorwaarden
  • Controleer regelmatig openstaande facturen
  • Neem direct na het verstrijken van de betalingstermijn contact op
  • Gebruik klantvriendelijke maar duidelijke communicatie
  • Neem het betaalgedrag van klanten mee in de bedrijfsprocessen

Kort samengevat

Goed professioneel debiteurenbeheer is veel belangrijker dan veel ondernemers zich realiseren. Het systematisch opvolgen van openstaande facturen vermindert de kans op betalingsachterstanden en verbetert je cashflow sterk. Door digitale hulpmiddelen goed te benutten beperken bedrijven administratieve lasten en krijgen ze meer tijd om belangrijke zakelijke taken uit te voeren. Een professionele aanpak verkleint niet alleen de bedrijfsrisico's maar draagt concreet bij aan duurzame en gezonde groei van je onderneming. Neem debiteurenbeheer daarom serieus en investeer hierin voor financiële stabiliteit en succes op lange termijn.

Start vandaag met Credit-IQ

Met Credit-IQ kun je afscheid nemen van eindeloze spreadsheets. Je automatiseert elke stap van je debiteurenbeheer: van verzenden van herinneringen tot optimaliseren daarvan. Onze heldere dashboards helpen je nauwkeurig de cashflow te voorspellen, met betere liquiditeit als gevolg. Probeer Credit-IQ  gratis!