Waarom overstappen op online debiteurenbeheer?

Veel ondernemers nemen de overstap naar een nieuwe financiële beheeromgeving wanneer ze geconfronteerd worden met tekortkomingen van hun huidige oplossing. Misschien voldoet jouw huidige software of administratieve aanpak niet meer aan de groeiende eisen rondom cashflowcontrole, debiteurenbeheer en inzicht in openstaande posten. Vaak is het zo dat financieel overzicht niet alleen draait om de mogelijkheid tot facturen of het verwerken van bonnetjes, maar vooral ook over controle houden op inkomende betalingen, openstaande posten en het minimaliseren van risico's op wanbetalingen.

Juist dit laatste punt—de beheersing en beperking van betaalrisico's bij debiteuren—maakt dat ondernemers op zoek gaan naar alternatieven die niet enkel boekhouden faciliteren, maar juist beter debiteurenbeheer ondersteunen. Een zorgvuldige keuze in overstap bespaart je uiteindelijk veel stress, tijd en, essentieel: financiële verliezen. Door processen slim te automatiseren, vergroot je bovendien de efficiëntie en betrouwbaarheid van je financiële processen.

Dag na vervaldatum – eerste vriendelijke herinnering

Het is belangrijk om een eerste betalingsherinnering te versturen wanneer de betalingstermijn is verstreken. Deze herinnering moet per e-mail worden verzonden, met vermelding van het openstaande bedrag en een voorstel voor een nieuwe betalingstermijn. Zorg ervoor dat de betalingsherinnering verstuurd wordt op een manier die past bij de situatie van de klant.

7 dagen later – tweede herinnering

14 dagen later – laatste herinnering, mogelijk met aanmaning

Zo geef je de klant voldoende tijd, maar blijf je wel zakelijk.

Belangrijke aandachtspunten bij de overstap naar betere financiële beheersing

Elke overstap vereist voorbereiding en aandacht voor enkele kritische componenten. Let daarom bij jouw overstap in het bijzonder op de volgende aspecten:

1. Saldo-overdracht debiteuren en crediteuren

Bij het invoeren van een beginbalans zijn er twee manieren om debiteuren- en crediteurensaldi correct op orde te hebben:

– Eén totaalbedrag invoeren en daarbij eigen gegevensuitwerking buiten het systeem bijhouden.

– Ofwel historische debiteuren- en crediteurenfacturen met terugwerkende kracht toevoegen, zodat een correcte geautomatiseerde saldiberekening volgt.

Zorg te allen tijde dat deze overgang correct is doorgevoerd, aangezien afwijkingen direct impact op jouw inzicht en rapportage kunnen hebben.

2. Correcte verwerking van historische data

Eerdere facturen en betaalgegevens betrouwbaar meenemen voorkomt veel discussie of dubbel werk achteraf. Veel programma's bieden hiervoor praktische importmogelijkheden (zoals CSV-bestanden of vCards), waarmee je gemakkelijk compleet en direct werkt vanaf de overstap.

3. Een helder debiteurenproces implementeren

Een overstap biedt de uitgelezen kans om jouw bestaande debiteurenprocessen kritisch te evalueren en waar nodig te vernieuwen. Zorg voor duidelijke betaalvoorwaarden, heldere communicatie omtrent achterstallige betalingen en efficiënte opvolging van openstaande posten.

De mogelijkheden bij achterstallige betalingen: van herinnering tot juridische vervolgstap

Jouw overstap naar een professioneler financieel beheersysteem stelt je in staat krachtiger en eenduidiger te reageren op betalingsachterstanden. De volgende stappen helpen hierbij effectief en zorgvuldig:

– Vriendelijke betalingsherinnering binnen enkele dagen na verstrijken termijn.

– Wettelijk correcte herinneringen inclusief formele betaaltermijnen en noodzakelijke vermeldingen.

– Aanmaningsbrieven met de zogenaamde veertiendagentermijn, inclusief benoeming van consequenties en mogelijke incassokosten (conform Wet Incassokosten).

– Indien betaling nog steeds uitblijft: structureer en automatiseer het incassoproces zodat snelle en juridisch houdbare acties mogelijk worden.

Door deze maatregelen serieus te nemen en consistent toe te passen, kun je aantoonbaar sneller betaald krijgen. Let wel op: zorg dat deze processen juridisch correct worden geïmplementeerd om vervelende discussies achteraf te voorkomen.