In het zakelijke verkeer kun je te maken krijgen met het fenomeen 'storneren'. Dit treedt op wanneer een automatische incasso door de betaler wordt teruggeboekt. Hoewel automatische incasso een efficiënte manier van betalen kan zijn, brengt storneren onzekerheid met zich mee en kan het leiden tot onverwachte betalingsachterstanden. Het is essentieel voor ondernemers en financiële professionals om te begrijpen wat storneren precies inhoudt, waarom het gebeurt, en hoe je hier als crediteur effectief mee om kunt gaan.

Automatische incasso is gebaseerd op een machtiging die de betaler aan de crediteur verleent om periodiek of eenmalig een bedrag van zijn rekening af te schrijven. Hoewel deze methode gemak biedt voor beide partijen, behoudt de betaler het recht om de incasso binnen een vastgestelde periode te storneren. Deze periode varieert afhankelijk van het type incasso (eenmalig of doorlopend) en of het een zakelijke of particuliere incasso betreft.

Voor jou als ondernemer betekent een stornering dat een verwachte inkomst ongedaan wordt gemaakt. Dit kan directe gevolgen hebben voor je cashflow en vereist actie om de betaling alsnog te ontvangen. Het is daarom belangrijk om storneringen tijdig te signaleren en hier adequaat op te reageren.

Redenen voor storneren

Er zijn diverse redenen waarom een klant besluit een automatische incasso te storneren. Hoewel de klant bij de bank geen reden hoeft op te geven, kunnen de achterliggende motieven variëren. Enkele veelvoorkomende redenen zijn:

Onvoldoende saldo: Dit is een veelvoorkomende reden, waarbij er op het moment van incasso onvoldoende geld op de rekening van de klant staat om de betaling te dekken. Hoewel dit technisch gezien geen 'stornering' door de klant is, resulteert het wel in een mislukte incasso die vergelijkbare opvolging vereist.

Onenigheid over de factuur: De klant is het niet eens met het gefactureerde bedrag, de geleverde goederen of diensten, of andere aspecten van de factuur. Storneren wordt dan gebruikt als een manier om protest aan te tekenen of betaling uit te stellen.

Geen geldige machtiging: De klant meent dat er geen geldige machtiging is verleend voor de automatische incasso, of dat de machtiging is ingetrokken.

Fout in de incasso: Er is een fout gemaakt bij het incasseren van het bedrag, bijvoorbeeld een verkeerd bedrag, een dubbele incasso, of een incasso op een verkeerde datum.

Verandering van bankrekening: De klant is overgestapt naar een andere bank en heeft de machtiging niet correct overgezet of de nieuwe rekeninggegevens niet doorgegeven.

Bewust storneren: In sommige gevallen storneert een klant bewust een incasso zonder geldige reden, bijvoorbeeld om betaling te ontduiken of tijd te rekken.

Het is belangrijk om te proberen de specifieke reden achter een stornering te achterhalen om adequaat te kunnen reageren. Dit vereist communicatie met de klant.

Hoe om te gaan met storneringen

Wanneer je geconfronteerd wordt met een gestorneerde incasso, is een snelle en gestructureerde aanpak cruciaal om alsnog tot betaling te komen. Hieronder schetsen we de stappen die je kunt ondernemen:

1. Signaleren van de stornering: Zorg ervoor dat je tijdig op de hoogte bent van gestorneerde incasso's. Dit gebeurt meestal via een melding van je bank. Een efficiënt administratief systeem is hierbij onmisbaar.

2. Contact opnemen met de klant: Neem direct contact op met de klant om de reden van de stornering te achterhalen. Een vriendelijke en begripvolle benadering kan helpen om de situatie op te helderen. Vraag naar de reden en probeer samen tot een oplossing te komen.

3. Oplossen van het onderliggende probleem: Indien de stornering het gevolg is van onenigheid over de factuur of geleverde prestatie, ga dan in gesprek met de klant om het probleem op te lossen. Een snelle en adequate oplossing kan verdere escalatie voorkomen.

4. Opnieuw aanbieden van de incasso: Als de stornering te wijten was aan onvoldoende saldo of een technische fout, kun je de incasso op een later moment opnieuw aanbieden. Communiceer dit duidelijk met de klant.

5. Alternatieve betalingsmethoden aanbieden: Bied de klant alternatieve betalingsmethoden aan, zoals een bankoverschrijving of een online betaallink. Dit maakt het voor de klant eenvoudiger om alsnog te betalen.

6. Versturen van een herinnering/aanmaning: Indien de klant niet reageert of weigert te betalen na contact, verstuur dan een formele betalingsherinnering of aanmaning. Vermeld hierin duidelijk het openstaande bedrag, de oorspronkelijke factuurdatum en de nieuwe uiterste betaaldatum.

7. Overwegen van een incassotraject: Als alle minnelijke pogingen tot betaling falen, kun je overwegen de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. Zij kunnen verdere stappen ondernemen om de betaling af te dwingen.

Preventie van storneringen

Voorkomen is beter dan genezen, en dat geldt zeker ook voor storneringen. Hoewel je storneringen nooit volledig kunt uitsluiten, zijn er diverse maatregelen die je kunt nemen om het risico te minimaliseren:

Duidelijke communicatie vooraf: Zorg voor heldere communicatie met je klanten over de producten of diensten, de prijzen en de betalingsvoorwaarden, inclusief de automatische incasso. Vermeld duidelijk wanneer en welk bedrag zal worden geïncasseerd.

Bevestiging van de machtiging: Stuur na het verkrijgen van een machtiging een schriftelijke bevestiging naar de klant, waarin de details van de machtiging worden vermeld.

Pre-notificatie van incasso's: Informeer je klanten tijdig voordat een bedrag via automatische incasso wordt afgeschreven. Dit geeft de klant de gelegenheid om te zorgen voor voldoende saldo en eventuele onduidelijkheden vooraf te signaleren.

Goede klantenservice: Een uitstekende klantenservice kan veel problemen voorkomen. Wees bereikbaar voor vragen en klachten van klanten en los deze snel en adequaat op. Ontevredenheid is een belangrijke reden voor stornering.

Regelmatige controle van bankafschriften: Controleer regelmatig je bankafschriften op gestorneerde incasso's, zodat je direct actie kunt ondernemen.

Gebruik van professionele software: Professionele debiteurenbeheer-software kan je helpen bij het automatiseren van betalingsherinneringen, het signaleren van storneringen en het initiëren van opvolgingsacties.

Daarnaast helpt Credit-IQ je bij het snel signaleren van dubieuze debiteuren. Door de integratie met je boekhoud- of ERP-systeem worden betalingen en storneringen automatisch verwerkt en bijgewerkt in het dashboard. Je ziet direct welke incasso's zijn mislukt en kunt de benodigde opvolgingsacties initiëren.

De software ondersteunt je bij het geautomatiseerd versturen van herinneringen en aanmaningen naar klanten. Dit bespaart je handmatig werk en verhoogt de efficiëntie van je batalingsproces.

Mocht een gestorneerde betaling uiteindelijk leiden tot een onbetaalde vordering die verdere stappen vereist, dan biedt de koppeling met Atradius Collections een eenvoudige mogelijkheid om de zaak over te dragen aan professionele incassospecialisten. Dit zorgt voor een naadloze overgang en vergroot de kans op succesvolle inning, zelfs bij complexe gevallen.

Conclusie

Storneren is een potentieel verstorend element in het debiteurenbeheer, maar met de juiste kennis en tools kun je de impact ervan minimaliseren. Door te begrijpen waarom storneringen plaatsvinden, een gestructureerde aanpak te hanteren bij terugboekingen en proactieve maatregelen te nemen om ze te voorkomen, versterk je je financiële positie.

Debiteurenbeheer-software zoals Credit-IQ biedt je de automatisering, inzichten en integraties die nodig zijn om debiteuren effectief te beheren. Van geautomatiseerde pre-notificaties en snelle signalering tot gestructureerde opvolging en de mogelijkheid tot overdracht aan incassospecialisten, Credit-IQ ondersteunt je bij elke stap. Investeer in een robuust debiteurenbeheerproces en minimaliseer de impact van storneringen op je cashflow.