Elke organisatie heeft een gezonde cashflow nodig. Om te groeien én te blijven bestaan. Een vaak terugkerend probleem daarbij zijn achterstallige betalingen. Die wil je graag incasseren, maar dat vraagt om tactische communicatie en een strategische benadering.

Laten we eens in de mogelijkheden duiken van effectieve manieren om openstaande rekeningen te incasseren. Je leest welke rol efficiënte en professionele communicatie kan spelen.

We delen verschillende benaderingen, praktische tips en zelfs e-mailtemplates met je. Je kan zelf ontdekken hoe je goede klantrelaties in stand houdt, terwijl je wel zorgt dat je organisatie financieel gezond blijft. 

Hoe een achterstallige factuur kansen biedt

Hoe je omgaat met achterstallige facturen, zegt veel over de professionaliteit van je organisatie. Tijdige opvolging (met herinneringen) zorgt er niet alleen voor dat alles aan jouw kant door blijft draaien, maar geeft je ook de kans om je klantrelatie te onderhouden.

Als een rekening achterstallig wordt, is dat niet alleen een financiële kwestie. Zie het als een kans om je professionaliteit en betrokkenheid te laten zien. Als je direct reageert op een achterstallige betaling, straalt dat punctualiteit en betrouwbaarheid uit. Dat gaat dus óók over de producten en diensten die je biedt.

Het uitblijven van een betaling kan allerlei oorzaken hebben. Simpel onoplettendheid, financiële redenen of een hiaat in de communicatie. Als je empathie toont, begripvol reageert, zorg je dat een klant in de meewerk-modus staat. Daar pluk je allebei de vruchten van.

Zou je laks of slordig omgaan met achterstallige facturen, dan heb je de kans dat je de klantrelatie onder druk zet. Niet goed voor je cashflow, ook niet voor je zakelijke imago. Bedenk goed: jouw handelwijze is doorslaggevend, je kan een potentieel vervelende situatie ombuigen naar een uitstekende klantervaring

Zo maak je effectieve herinnerings-mails

Heb je te maken met achterstallige facturen, dan zijn goede herinneringsmails essentieel. We zetten een aantal tips voor je op een rij.

Template voor herinneringsmails

Zoals je hierboven al las, een ijzersterke herinneringsmail voor openstaande facturen wérkt. Maak daarvan je geheime wapen in de strijd tegen achterstallige betalingen. Bekijk een voorbeeld van een goede herinnering, waarin we alle tips hebben verwerkt.

Onderwerp: Niet vergeten, factuurdatum is voorbij voor [factuurnummer]

Beste [naam van klant],

Hopelijk is alles in orde. Ik wil je graag herinneren aan een factuur die nog open staat. Het gaat om factuurnummer [nummer], de factuurdatum was [datum]. Alle begrip dat door omstandigheden een uiterste datum soms niet wordt gehaald. Laat me weten of ik iets voor je kan doen.

Mocht je dit al in orde hebben gemaakt, dan hebben de betaling en mijn e-mail elkaar gekruist. In dat geval mijn excuses, beschouw deze mail dan alsjeblieft als niet verzonden.

Mocht je vragen hebben of ergens hulp bij kunnen gebruiken, neem dan contact met me op. Dat kan via [contactmogelijkheid]. Ik help je graag.

Met vriendelijke groeten,

[je naam]
[functietitel]
[bedrijfsnaam]

Je gaat er op deze manier niet met gestrekt been in, met de aanname dat de betaling expres niet is gedaan. Je blijft beleefd, deelt duidelijk de factuurgegevens nogmaals én biedt zelfs hulp en meer informatie aan.

Zo maak je effectieve herinnerings-mails

Gaat het om achterstallige facturen, dan vormen effectieve processen de sleutel. Credit-IQ kan daarbij een grote rol spelen door je debiteurenbeheer te stroomlijnen. Bijvoorbeeld met automatische herinneringen. 

De automatisering van Credit-IQ nemen je veel werk uit handen. Je plant eenvoudig wanneer herinneringen verzonden worden en met welke frequentie. Daarbij maak je gebruik van kant-en-klare templates óf je maakt die zelf simpel op maat. Dat levert je moeiteloos consistente, effectieve klantcommunicatie, zónder handwerk.

Credit-IQ hoort bij Atradius Collections, gerenommeerd in zakelijke incassodienstverlening. Dat betekent dat je incassotaken dus soepel overdraagt. Dat bespaart tijd, energie en staat een prettige relatie met klanten niet in de weg.

Je organisatie profiteert van gestroomlijnde processen, minder handmatig werk en mogelijk verbeterde cashflow door de keuze voor factoring. Credit-IQ is wegwijzer op de route naar innen van onbetaalde facturen, efficiënt en eenvoudig.