Dans le paysage économique actuel, en constante évolution, l’efficacité et la précision sont les clés du succès.

La maîtrise de vos créances clients mérite une attention particulère. Les méthodes de gestion manuelles traditionnelles des comptes clients sont chronophages, sujettes à des erreurs humaines. Cela ne contribue pas à la bonne santé financière de l’entreprise.

À l’ère du numérique, où la technologie bouleverse tous les secteurs, l’automatisation des plans de relance clients est une solution essentielle que les entreprises de toutes tailles utilisent pour améliorer leurs flux de trésorerie. Ce mini guide a pour ambition de vous aider à naviguer dans le monde de l'automatisation des relances de créances clients. 

Que vous soyez une PME cherchant à accélérer vos encaissements ou une grande entreprise souhaitant améliorer ses relations avec ses clients, les avantages de l'automatisation des relances clients sont considérables.

Cet article propose un guide complet sur l'automatisation des tratégies de relance des factures, détaillant ses nombreux avantages pour les entreprises. Grâce à l'automatisation, vous pouvez sereinement gagner un temps précieux et réduire considérablement les erreurs humaines. De plus, l'automatisation peut fournir des informations précieuses, notamment par des analyses chiffrées et des reportings, qui peuvent vous aider à améliorer la gestion de vos flux financiers.
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Comprendre l'automatisation des relances des créances clients

Tout d’abord, qu’est-ce que l’automatisation des relances des créances clients et pourquoi est-elle devenue un sujet majeur en entreprise ?

Définir l'automatisation des relances de vos créances clients

L’automatisation des scenarios de relances clients intègre une technologie qui va rationaliser et optimiser les processus liés à la gestion des factures en retard de paiement. Au lieu de s'appuyer uniquement sur la saisie manuelle des données, l'extraction de divers fichiers excels, sur une approche dispersée avec des post-it qui un peu partout, les entreprises préfèrent maintenant adopter des systèmes automatisés pour gérer les factures, suivre les paiements et communiquer avec les clients de manière plus précise et efficace.

Impact positif sur la gestion financière

Gérer manuellement ses créances clients nécessite une organisation forte, des ressources humaines dédiées, un investissement en temps souvent (trop) important. Cette organisation demandent beaucoup de travail et peut faire l'objet d'erreurs humaines. S'en suivront des retards de paiement (alors qu'il s'agit justement de les accélérer!) , des divergences et des relations tendues avec les clients. En optant pour une gestion automatiser des relances clients, les entreprises font basculer les tâches répétitives vers des logiciels conçus pour les traiter avec précision, libérant ainsi des ressources humaines pour des tâches plus stratégiques à haute valeur ajoutée.

Logiciel d'automatisation des relances des créances clients 

Un logiciel d’automatisation des relances est équipées de divers outils et fonctionnalités, notamment l'attribution des tâches, le suivi des paiements, les mails de relance et les tableaux de bord. Le logiciel permet ainsi d'accélérer les processus et garantit que les actions sont correctement menées et les données parfaitement à jour. Les risques d'erreur sont réduits au maximum.

En passant d'une gestion manuelle à une gestion automatisée, les entreprises réduisent le risque d'erreurs, améliorent la gestion de la trésorerie et améliorent la satisfaction globale des clients. À mesure que le paysage numérique évolue, les logiciels d’automatisation des relances clients apparaissent comme essentiels pour favoriser l’efficacité opérationnelle.

Les avantages de l’automatisation des relances de créances clients

Opter pour l'automatisation de la gestion des plans de relances clients va bien au-delà d'une simple mise à jour technologique - il s'agit d'une décision stratégique qui peut apporter de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles.

Définir vos plans de relances clients étape par étape

Repenser la gestion des relances des factures en retard de paiement comprend six étapes importantes.

1. Évaluation des méthodes actuelles :

Avant de vous lancer tête baissée dans l'automatisation, évaluez minutieusement vos processus de relances actuels. Identifiez les points faibles, les goulots d'étranglement et les domaines où l'intervention manuelle est la plus importante. Cette évaluation servira de base à votre stratégie d'automatisation.

2. Recherche et sélection du bon logiciel :

Le succès de l’automatisation de vos relances clients réside en grande partie dans le choix du bon logiciel. Étudiez les options disponibles, en tenant compte des fonctionnalités disponibles, des évolutions possibles, des capacités d’intégration de la comptabilité, de l’ergonomie et de la qualité du support client.

3. Déploiement et intégration :

Une fois que vous avez choisi le logiciel qui vous convient, il est temps de l'intégrer dans votre espace de travail. Cela peut impliquer d’établir une connexion entre le logiciel et votre outil de comptabilité actuel, votre CRM et d'autres programmes pertinents.

4. Personnalisation et scénarios de relance :

Chaque entreprise a ses propres processus et exigences. Adaptez les scénarios de relance automatisés à vos besoins spécifiques - Personnalisez les emails de relance, la cadence des actions à réaliser et les rapports d’analyses pour les aligner avec votre organisation, votre activité, votre approche commerciale. L'objectif est d’ajouter de l’automatisation à vos pratiques établies de manière pertinente dans une logique d’efficacité 

5. Formation d'équipe :

Une automatisation réussie repose notamment  sur la capacité de votre équipe à utiliser efficacement ces nouveaux outils. Offrez une formation complète à vos collaborateurs, en vous assurant qu'ils comprennent les fonctionnalités du logiciel et la meilleure façon de configurer des scénarios de relance automatisés. Cela favorise l'adoption de l’outil en interne et permet à votre équipe d'exploiter pleinement le potentiel de l'automatisation. Si vous n'avez pas d'équipe, que vous gérez vous-même les relances de vos clients, assurez-vous de choisir l'outil le plus simple et intuitif pour vous en facilité l'usage, sans réduire le niveau d'exigence bien entendu.

6. Migration des données :

Vous devez migrer les données existantes vers le nouveau logiciel pendant la phase de configuration. Assurez-vous que vos données soient transférées avec précision et profitez de cette opportunité pour éliminer toute information client obsolète ou redondante.

7. Test et personnalisation des scénarios de relance :

Effectuer des tests approfondis avant de lancer vos scénarios de relance automatisés afin d'identifier tout problème ou erreur potentiel. Testez différents scénarios, de la génération de relances au suivi des paiements avec des outils intégrés, pour vous assurer que le logiciel fonctionne de manière fluide et transparente.  

8. Contrôle et optimisation :

Après le déploiement initial :
1.    Surveillez les performances de votre système d’automatisation des relances de vos créances clients.
2.  Suivez les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le délai moyen de paiement (DSO), l'amélioration des flux de trésorerie et la satisfaction des clients.
3.    Analysez en permanence les données pour identifier les axes d'optimisation et d’amélioration.

En suivant ces étapes, vous pouvez piloter mieux encore votre trésorerie et le crédit que vous accordez à vos clients.

Créez des plans de relance pour vos créances clients efficaces avec Credit-IQ.

La gestion des créances clients peut être fastidieuse, mais elle devient un jeu d'enfant avec Credit-IQ. Vous pouvez facilement automatiser vos processus de relance des factures avant échéance et après échéance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez utiliser des modèles de scénarios de relance prédéfinis ou créer vos propres modèles. Credit-IQ permet d'envoyer automatiquement à vos clients des emails de relance personnalisés qui prennent en compte la situation géographique du client en adaptant le choix de la langue si vos clients sont à l'export. Le processus sera toujours plus efficace en s'adaptant aux profils de vos clients.

Credit-IQ est conçu pour être convivial et intuitif. Il s'intègre facilement à vos outils de comptabilité préférés sans faire appel à des développeurs informatiques ni même écrire une seule ligne de code. Vous pouvez l'installer en quelques minutes et commencer à l'utiliser immédiatement.

Avec Credit-IQ, vous pouvez faire évoluer votre gestion des relances des créances clients en fonction de la croissance de votre entreprise. En relançant bien vos client, ils vous payent plus rapidement, votre trésorerie est plus solide. Améliorez votre relance des créances clients avec Credit-IQ et profitez des avantages de l’automatisation et de la rationalisation des tâches.