Facture impayée et lettre de relance : quand et comment agir efficacement ?

En 2024, d’après Atradius Collections, “Les créances irrécouvrables représentent désormais 10 % des ventes B2B facturées, soit le double de l'année précédente. “

Un véritable fléau pour les entreprises, mettant en péril leur trésorerie et leur stabilité financière. Qu'il s'agisse d'un oubli ou d'une mauvaise foi de la part d'un client, les retards de paiement nécessitent une gestion rigoureuse et proactive. 

La lettre de relance est un outil indispensable pour inciter vos clients à régulariser leur situation tout en préservant une relation commerciale saine.

Dans cet article, nous explorons quand et comment utiliser une lettre de relance pour optimiser vos chances d’encaissement tout en respectant les bonnes pratiques juridiques et relationnelles.
 

Factures impayées : un problème récurrent et coûteux

Impact des factures impayées sur l'entreprise

Les factures non réglées affectent directement la trésorerie, limitant la capacité de l’entreprise à :

- Payer ses fournisseurs.

- Honorer les salaires.

- Investir dans des projets de développement.

Selon une étude de l’Observatoire des délais de paiement, près de 25 % des faillites d’entreprises en France sont liées à des créances impayées.

Par exemple, une PME facture 50 000 € à un client, avec un délai de paiement de 60 jours. Si cette facture n’est pas honorée, l’entreprise peut se retrouver en difficulté pour couvrir ses charges courantes.

Causes fréquentes des impayés

Les retards ou les impayés peuvent être causés par plusieurs facteurs :

- Erreur administrative : oubli ou perte de la facture, infomrations incomplètes.

- Problème de trésorerie client : difficulté à régler les sommes dues.

- Conflit commercial : difficulté à régler les sommes dues.

- Mauvaise foi : intention délibérée de ne pas payer.

La lettre de relance : une étape clé dans le recouvrement

Définition et rôle

La lettre de relance est un courrier adressé à un client pour lui rappeler qu’une facture est arrivée à échéance. Elle peut être envoyée de manière informelle ou prendre une forme plus stricte, selon la gravité du retard.
Les objectifs principaux de cette lettre sont : 
- d’inciter le client à payer rapidement.
- de clarifier la situation en cas de litige.
- de préserver une relation commerciale positive.

Quand envoyer une lettre de relance ?

La relance doit intervenir rapidement après la date d’échéance pour éviter que le retard ne s’aggrave. Voici un calendrier type à suivre :

Pourquoi agir rapidement ? Simulateur gratuit des probabilités de paiement en cas de retard d’échéance des créances

Un retard prolongé réduit les chances de recouvrement : 

Hypothèses de Base : Les probabilités de recouvrement diminuent en fonction du retard :

- 90 % de probabilité pour un retard ≤ 90 jours.
- 50 % de probabilité pour un retard de 180 jours.
- 25 % de probabilité pour un retard de 2 ans (730 jours).
 

Comment rédiger une lettre de relance efficace ?

Structure générale de la lettre

Une bonne lettre de relance doit être claire, professionnelle et factuelle. Voici les éléments à inclure :
1.    En-tête de l’entreprise : coordonnées complètes et mention légale.
2.    Objet de la lettre : ex. « Rappel de paiement - Facture n°XXXX ».
3.    Référence de la facture : numéro, date d’émission, montant.
4.    Rappel de l’échéance : précisez la date initiale de paiement.
5.    Ton adapté : courtois pour une première relance, plus ferme pour les suivantes.
6.    Proposition d’un arrangement (si nécessaire) : paiement échelonné, contact direct.
7.    Menace d’escalade (mise en demeure ou procédure judiciaire) : uniquement dans les relances ultérieures.

Exemple de lettre de relance (première étape)

Objet : Rappel de paiement - Facture n°12345

[Nom de votre entreprise]
Adresse : [Votre adresse]
Tél. : [Votre numéro]
E-mail : [Votre e-mail]

À l’attention de [Nom du client]

Adresse : [Adresse du client]

Date : [Insérez la date]

"Madame, Monsieur,
Nous vous écrivons au sujet de la facture n°12345, émise le [date], d’un montant de [montant]. Cette facture avait pour date d’échéance le [date]. À ce jour, nous n’avons pas encore reçu le règlement correspondant.
Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement dans les plus brefs délais. Si toutefois le règlement a déjà été effectué, nous vous prions d’ignorer ce courrier.
Nous restons à votre disposition pour toute question ou information complémentaire.
Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées."

[Nom et signature]
[Poste ou fonction dans l’entreprise]

Adapter le ton selon le contexte

- Relance amicale : pour éviter un malentendu avec un bon client.

- Relance ferme : pour les clients récalcitrants ou en cas de retards prolongés.

- Mise en demeure : dernier recours avant une procédure judiciaire.
 

Relance et mise en demeure : quelles différences ?

La relance informelle

Elle est souvent réalisée par téléphone ou e-mail dans un cadre amical. Elle vise à résoudre le problème rapidement, sans formalités excessives.

La mise en demeure

Il s’agit d’un courrier officiel envoyé la plupart du temps par recommandé avec accusé de réception. Ce document marque la dernière étape avant une action en justice.

Ce que devra contenir une lettre de mise en demeure :

- Inclure un délai précis pour régulariser la situation (ex. 15 jours).
- Mentionner les pénalités de retard prévues par la loi ou les CGV.
- Rappeler les actions judiciaires envisagées en cas de non-paiement.
 

Bonnes pratiques pour éviter les retards de paiement

Anticiper les impayés dès la facturation

- Vérifiez la solvabilité de vos clients avant de signer un contrat.
- Précisez clairement les conditions générales de vente (CGV) : délais de paiement, pénalités de retard.
- Envoyez des factures détaillées pour éviter les contestations.

Maintenir une communication proactive

- Rappelez l’échéance quelques jours avant la date de paiement.
- Offrez des options de paiement multiples (virement, carte bancaire, etc.).
- Restez courtois, même en cas de désaccord.

Exploiter les outils numériques

Les logiciels de gestion financière, tels que Credit-IQ, automatisent les relances et assurent un suivi rigoureux des paiements. Cet outil vous apportera des modèles de lettres clé en main, des stratégies d’envois suivant la typologie de clientèle et surtout la possibilité d’automatiser le tout pour vous assurer que toutes ces actions sont menées de la bonne façon et au bon moment.
 

Que faire en cas de non-paiement prolongé ?

- Faites appel à une société de recouvrement pour récupérer les sommes dues

- Engagez une procédure devant le tribunal de commerce pour réclamer votre créance.

- Sollicitez une injonction de payer (si pas de contestation) : procédure rapide et peu coûteuse.

La gestion des factures impayées est un défi pour toutes les entreprises. La lettre de relance, lorsqu’elle est bien utilisée, est un levier efficace pour récupérer les sommes dues tout en préservant une relation professionnelle avec vos clients.

Pour réussir :

1. Agissez rapidement dès le premier retard.

2. Adaptez le ton et le contenu de vos relances.

3. Anticipez les risques grâce à des outils numériques et des processus clairs.

En combinant fermeté et diplomatie, vous sécuriserez votre trésorerie tout en renforçant la confiance de vos partenaires commerciaux.

FAQ : Facture impayée et lettre de relance : quand et comment agir efficacement ?

1. Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Une facture impayée correspond à une somme due par un client qui n’a pas été réglée dans le délai convenu, soit selon les termes du contrat, soit selon les délais légaux.

2. Quels sont les délais de paiement légaux en France ?

En règle générale :
- Les délais de paiement entre professionnels sont de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation.
- Un délai contractuel peut être fixé jusqu’à 60 jours maximum.
- En cas de dépassement, des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de recouvrement (40 €) sont applicables.

3. Que faire en cas de facture impayée ?

1. Vérifiez les informations : Assurez-vous que la facture a bien été envoyée et que le client l’a reçue.
2. Contactez le client : Un premier rappel verbal ou par e-mail peut suffire. Pensez à adresser un compte rendu de l’appel par email afin d’éviter de futurs malentendus.
3. Envoyez une lettre de relance : Formulez un rappel écrit clair, poli et précis.

4. Quand envoyer une lettre de relance ?

- Première relance : Dès que le délai de paiement est dépassé, sans attendre.
- Deuxième relance : Si le premier rappel reste sans réponse après 7 à 10 jours.
- Mise en demeure : En dernier recours, si le client ne réagit pas après plusieurs relances.

5. Quels éléments inclure dans une lettre de relance pour impayé ?

- Les coordonnées de l’entreprise et du client.
- Le numéro et la date de la facture impayée.
- Le montant dû (TTC).
- La mention du retard et des pénalités applicables.
- Une invitation à régulariser la situation rapidement.
- Une date butoir pour le paiement.

6. À quel moment passer à une mise en demeure ?

Si les relances n’ont pas abouti après 30 jours, une mise en demeure peut être envoyée. Ce courrier, souvent recommandé avec accusé de réception, est un dernier avertissement avant de prendre des mesures judiciaires.

7. Que faire si la mise en demeure est ignorée ?

Vous pouvez :
- Engager une procédure de recouvrement amiable avec un médiateur ou une société spécialisée.
- Passer au recouvrement judiciaire (injonction de payer, référé, assignation en paiement).

8. Comment éviter les factures impayées à l’avenir ?

- Vérifiez la solvabilité des clients avant de collaborer.
- Fixez des conditions claires dans vos contrats et factures.
- Appliquez des acomptes pour les nouveaux clients.
- Automatisez vos rappels avec des logiciels de facturation.